Privacy statement

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De Hervormde Vrouwenbond, Beatrixstraat 20a, Nijkerk, bondsbureau@filternet.nl, is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Hervormde Vrouwenbond verwerkt van iedereen die gegevens bij ons achterlaat, zoals onze leden, deelnemers aan onze activiteiten, vrijwilligers en gasten van de Voor Elkaar Vakantieweken. Onder De Hervormde Vrouwenbond vallen al haar commissies en de Voor ELKAAR Vakantieweken.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot u als individu. Denk maar aan uw naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres.

4. Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe krijgen wij deze gegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens van iedereen die zijn of haar gegevens aan ons heeft doorgegeven. Dat zijn onze (bestuurs)leden, vrijwilligers vakantieweken, gasten vakantieweken. We krijgen de gegevens rechtstreeks van u, wanneer u uw persoonlijke gegevens invult.
In sommige gevallen ontvangen we uw gegevens van anderen. Wanneer iemand een cadeauabonnement voor u aanvraagt, krijgen we uw naam- en adresgegevens.

5. Welke gegevens verwerken wij van u, waarvoor gebruiken wij die en hoelang worden deze bewaard?

Wij gebruiken uw gegevens om u informatie te verstrekken over activiteiten van de Hervormde Vrouwenbond en om het maandblad aan u toe te sturen.
Wanneer u daarvoor toestemming hebt gegeven gebruiken wij uw mailadres om u op de hoogte te houden van nieuwe activiteiten georganiseerd door de Hervormde Vrouwenbond. Uw gegevens worden niet aan andere organisaties doorgegeven.
De Voor Elkaar vakantieweken gebruikt gegevens van vrijwilligers en gasten om aan gasten de nieuwe vakantiegids en de benodigde documenten voor de vakantieweken toe te sturen. Hiervoor verzamelen wij uw naam, adres, e-mailadres, betaalgegevens en telefoonnummer.
Voor de Voor ELKAAR Vakantieweken zijn ook gegevens zoals: geslacht, medische gegevens en medicijngebruik, kerkelijke achtergrond nodig om de juiste zorg en begeleiding te kunnen gegeven. De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die u met ons hebt gesloten.
Wij bewaren de gegevens zolang een gast bij onze vakantieweken betrokken is. Wanneer een gast vijf jaar niet is mee geweest worden de gegevens vernietigd. De gegevens worden slechts gedeeld met hen die betrokken zijn bij betreffende gast. Gegevens worden niet per mail gedeeld met derden.
De gegevens van vrijwilligers worden 2 jaar bewaard en daarna vernietigd.

Gepersonaliseerde e-mails

We organiseren geregeld activiteiten en nieuwtjes die we met u willen delen. We delen die graag via mail. Wij doen dat alleen wanneer u daarvoor toestemming hebt gegeven. Als u ons daarvoor toestemming geeft, kunnen wij u ook andere informatie mailen. Deze persoonlijke aanbevelingen zijn gebaseerd op eerdere deelname van maximaal 2 jaar geleden. Als u dit soort informatie liever niet ontvangt, kunt u zich meteen afmelden voor nieuwsbrieven bij bondsbureau@filternet.nl.

6. Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Vooraf
De Hervormde Vrouwenbond gebruikt de gegevens alleen voor eigen activiteiten zoals hieronder beschreven. Op geen enkele manier worden uw persoonlijke gegevens met derden gedeeld

  • Hervormde Vrouwenbond
    Wanneer u lid bent/wordt van de Hervormde Vrouwenbond krijgt het bondsbureau uw N.A.W. gegevens. Deze gegevens heeft het bondsbureau nodig om de overeenkomst die u met de Hervormde Vrouwenbond bent aangegaan te kunnen uitvoeren.
  • Commissieleden Vrouwendagen
    De door ons aangestelde commissieleden maken gebruik van uw N.A.W. gegevens om de vrouwendagen te organiseren.
  • Commissieleden PR
    De PR leden gebruiken gegevens van besturen om hen te benaderen over het reilen en zeilen op de plaatselijke verenigingen. Het gesprek met deze bestuursleden is voor hen en de Hervormde Vrouwenbond belangrijk om de samenwerking te optimaliseren.
  • Secretariaat
    Binnen het secretariaat worden gegevens van bestuursleden gebruikt om daardoor leden van hun verenigingen uit te nodigen voor activiteiten. Daarbij worden de bestuursleden ook op de hoogte gehouden van het werk van de Hervormde Vrouwenbond. Dit gebeurt via de post en via email.
  • Commissieleden Voor ELKAAR Vakantieweken
  • Andere instanties
    Wij schakelen ook andere externe dienstverleners in om te helpen met verschillende dingen. Soms hebben zij daar ook persoonsgegevens voor nodig. Wij delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor ons uitvoert. We verkopen uw gegevens niet aan deze dienstverleners of andere derde partijen. En met alle externe dienstverleners sluiten wij overeenkomsten waarin wij afspreken wat ze met de gegevens mogen doen.Het type werkzaamheden dat onze externe dienstverleners voor ons uitvoeren zijn:
    – adminisratieve werkzaamheden t.b.v. het verzenden van documenten
    – het ondersteunen bij het leveren van onze digitale diensten zoals de hosting, onderhoud en ondersteuning van onze websites en applicaties
    – het leveren van financiële diensten, zoals betaaldiensten en incassobureaus.

7. Waar slaan wij uw gegevens op?

Uw gegevens bewaren wij in het administratieprogramma Snelstart ( versie12),ook gebruiken wij mail/Excel , Google drive, We Transfer en Dropbox

8. Hoe worden uw gegevens beveiligd?

  • De Hervormde Vrouwenbond heeft uw gegevens in Stichting Hervormd Bondsbureau, Beatrixstraat 20a, 3862 DB Nijkerk. Van deze stichting vindt u een eigen privacy statement op onze website.
  • Gegevens worden alleen verstrekt aan personen die ze nodig hebben voor de directe hulpverlening/zorg. Na de week wordt alles ingeleverd bij de contactpersoon van de commissie.

9. Welke rechten kunt u uitoefenen met betrekking tot uw gegevens?

  • Recht op informatie
    U hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u in dat verband kan uitoefenen. In dit privacybeleid hebben wij daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens wij van u verzamelen en hoe wij met uw gegevens omgaan.
  • Recht op inzage
    U hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over u beschikbaar hebben. U kunt dat aanvragen via bondsbureau@filternet.nl. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.
  • Recht op correctie
    U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn. Dit kunt u doen via de site www.hervormdevrouwenbond.nl of bondsbureau@filternet.nl
  • Recht om bezwaar te maken
    U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens als u het niet eens bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.
  • Recht om vergeten te worden
    U hebt het recht om ons te verzoeken om alle gegevens die wij van u hebben te verwijderen. Dit verzoek kan ingediend worden via bondsbureau@filternet.nl
  • Recht om een klacht in te dienen
    U hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan. Wanneer u een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met u op. Neem daarvoor contact op met het bondsbureau@filternet.nl . Tot slot heeft u het recht om zich met uw klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Vragen?

Als u nog vragen hebt over de wijze waarop de Hervormde Vrouwenbond met persoonsgegevens omgaat, neem dan gerust contact op met bondsbureau@filternet.nl. We helpen u graag.